Kancelárska práca môže vyzerať jednoducho, pretože sedíte za stolom, máte počítač, písacie potreby, kancelársku techniku a nejaký ten zoznam úloh. V skutočnosti sa ale efektivita v kancelárii často podobá na beh cez prekážkovú dráhu, po ktorej raz kráčate v pozvoľnom tempe a o minútu vás rozptyľujú e-maily, hluk kolegov alebo nekonečné porady. Prečo sa v takomto prostredí niektorí ľudia na konci dňa cítia ako superhrdinovia a iní ako zombíci? Možno robia niektorú z nasledujúcich chýb!
Multitasking: Mýtus, ktorý vás sabotuje
Myslíte si, že zvládnete odpovedať na e-maily, dokončiť report a ešte si popri tom vybaviť telefonát? Omyl. Výskumy ukazujú, že multitasking je jednou z najväčších bŕzd produktivity. Náš mozog nedokáže efektívne prechádzať medzi rôznymi úlohami tak, aby pritom nerobil veľa chýb a nepociťoval vplyv stresu. Riešenie? Metóda „deep work“ – vyhraďte si sústredený čas na jednu konkrétnu úlohu a ignorujte všetko ostatné.
Chaos na pracovnom stole znamená chaos v hlave
Pohľad na neorganizovaný stôl plný zbytočností môže byť pre mozog rušivý. Nemusíte byť minimalistický fanatik, ale neprehľadná zbierka písacích potrieb, starých papierov a kávy z minulého týždňa k produktivite rozhodne neprispieva. Čisté a funkčné prostredie podporuje sústredenosť. Skontrolujte si preto, či na stole nechýba to podstatné. Aj správne zvolená moderná kancelárska technika môže byť kľúčom k rýchlejšiemu zvládnutiu úloh.
Zlé riadenie času: Kalendár ako záchranca
Častou chybou je, že úlohy plánujete len „v hlave“ alebo na kúskoch papiera. Výsledkom je pocit zahltenia a to, že vás každá ďalšia požiadavka dostane do stresu. Podľa psychológov zlepšuje efektivitu tzv. time-blocking metóda – všetko, čo potrebujete spraviť, si zablokujte v kalendári. Vrátane času na obedy a prestávky, pretože aj, tie sú dôležité!
Prerušenia: Nepriatelia produktivity
Prerušenia v práci vás oberajú o viac času, než si myslíte. E-maily, notifikácie na telefóne, kolega, ktorý sa potrebuje „len na niečo spýtať“ – to všetko narušuje tok vašej práce. Štúdie ukazujú, že návrat k rozrobenej úlohe po prerušení trvá až 23 minút! Skúste si preto vytvoriť tzv. „focus zónu“ – čas, keď si vypnete notifikácie a vyvesíte na dvere tabuľku „nerušiť“, pretože s pomocou kvalitných písacích potrieb ste sa práve rozhodli dokončiť potrebnú úlohu.
Nedostatok prestávok: Paradox efektivity
Myslíte si, že pracovať bez prestávky je známkou dobrej produktivity? Opak je pravdou. Bez prestávok si mozog neoddýchne a vaša koncentrácia klesá. Vyskúšajte techniku Pomodoro – 25 minút intenzívnej práce a 5-minútová prestávka. Je to jednoduché, osviežujúce a prekvapivo účinné. Pár minút oddychu a práca s kvalitnými písacími potrebami bude oveľa svižnejšia.
Zdroj obrázka: Pixel-Shot/adobe.stock.com
